So könnte eine Merk- und ToDo-Liste für wichtige Vorgänge aussehen (hier sind es Personen)
Ausgangssituation für eine Vorgangshistorie in Access:
In einer Verwaltungs-Datenbank speichern und bearbeiten mehrere Mitarbeiter Personen und deren Vorgänge. Dabei ist es wichtig, die letzten bearbeiteten Personen sehen zu können und auch ggfs aufrufen zu können. Wir sind dem Wunsch der Mitarbeiter nach einer Vorgangshistorie in Access nachgekommen und haben mit einer Merkliste hier eine gute Lösung gefunden. Die Merkliste als Vorgangshistorie und gleichzeitig als ToDo-Liste wird als Popup-Formular eingeblendet.
Der Aufruf der Merkliste erfolgt über das Menü oder F12
Die geöffnete Merkliste funktioniert folgendermaßen:
1. Register/Liste für gemerkte Personen – Liste wird automatisch beim Detailaufruf einer Person befüllt
2. Umschalten auf Register/Liste zum Abarbeiten (ToDo-Liste) – sind ausgewählte Personen, die in diese Liste kommen
3. Listenansicht mit OM (= hier der Primärschlüsselder Person) und Person, funktioniert für beide Themen (Merkliste und ToDoListe) gleich, nämlich per Doppelklick zum Öffnen der Detailansicht
4. Löschfunktionen: Linker Button rot löscht den markierten Eintrag, rechts schwarz leert die Liste
Die Merk-Liste kann als Popup-Formular auf dem Bildschirm gehalten und verschoben werden, oder geschlossen und jederzeit mit F12 geöffnet werden. Beide Listen sind systemisch auf die Anzeige von 20 Datensätzen begrenzt, das lässt sich aber auf Wunsch noch ändern – wir die Erfahrung zeigen, was Sinn macht.
Bei Aufruf einer gleichen OM erscheint diese nur einmal in der Liste, aber dann ganz oben in der Liste.
Nun noch die Frage, wann entstehen die Einträge:
Bei Aufruf der Detailansicht von der Liste Personen – bzw bei Doppelklick auf die OM – wird die Detailansicht geöffnet (hier nicht im Bild) und die Merkliste um den Eintrag erweitert, der letzte Eintrag ganz oben
Ebenso erfolgt Eintrag in die Merkliste bei Detailaufrufen aus:
– der Wiedervorlage
– Liste Aktionsmonitor
Personen in die ToDo-Liste:
In die ToDo-Liste bekomme ich immer eine Auswahl an OMs, kann aber auch nur einer sein, und zwar immer über den Weg zum Serienbriefmanager:
Hier zB wurde erst nach Status gefiltert und die Ergebnisliste soll in die ToDo-Liste. Somit klickt man dann auf Auswahl anschreiben
Im Serienbriefmanager findet sich ein neuer Button Auswahl auf ToDoListe, diesen dann klicken
So zeigt sich dann die Vorgangshistorie in Access:
Nach dem Klick wird die Auswahl in die ToDo-Liste eingefügt, wenn diese geöffnet ist sind die neuen OM-Nummern und Personen schon in der ToDoliste:
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